• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Personeelsdossiers digitaliseren met 2dA


Of het nu om personeelsdossiers, de financiële administratie of bouwtekeningen gaat, efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data kan het verschil maken tussen nodeloos blijven dealen met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren of… directe en accuraat reageren op dossieraanvragen, omdat ze toekomstgericht zijn gedigitaliseerd door dataspecialist 2dA.

 

Binnen seconden correcte personeelsdata full color beschikbaar krijgen is een voorwaarde voor elke organisatie die - klantgericht - wil blijven ondernemen in een toekomst die roept om verregaande kostenbesparing, efficiencyverhoging en directe - beveiligde - toegang tot informatie. Maar hoe legt u nu de basis voor dat goed functionerende digitale personeelsarchief?

 

Personeelsdossiers scannen, digitaliseren en/of optimaliseren? 

Het digitaliseren van personeelsdossiers houdt vaak meer in dan het uitvoeren van een scanproces alleen. Door jarenlang gebruik zijn dossiers onvermijdelijk onderhevig geweest aan het risico op dossiervervuiling; Documenten zijn in verkeerde dossiers teruggestoken, hele inhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken zelfs personeelsmappen verdwenen. De opstart van de digitalisering van een personeelsarchief door 2dA is dan niet alleen het moment om tot een beveiligde digitale - direct oproepbare en multi doorzoekbare - datastructuur over te gaan. Dankzij de innovatieve 2dA-digitaliseringstechnieken krijgt u - zonder herstel werkzaamheden aan uw archief voorafgaand aan het scanproces - eenduidig inzicht in de accuratesse van uw personeelsarchief. Opdrachtgevers beperken hun inspanningen daarmee tot het herstel van aanwezige fouten.

 

Daarna kunnen door dataoptimalisatie ook toekomstige andere toepassingsmogelijkheden van de gedigitaliseerde personeelsdata worden voor gewerkt; Met name waar koppelingen met andere systemen realiteit zijn of mogen verwacht of waar analyse of andere meettoepassingen op de gedigitaliseerde data wenselijk is (of zal worden) is 2dA-dataoptimalisatie een uitgelezen kans; Met 2dA worden uw personeelsdossiers - opdrachtafhankelijk - tot wel 99.99% correct en standaard full color retour geleverd!

 

Daarom personeelsdossiers digitaliseren met 2dA

Beperking van archiefruimte vormt vaak de initiële motivatie om personeelsdossiers te gaan digitaliseren. Vaker blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging echter de grote winst na een digitaliseringtraject; Door centralisering van (personeels)archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar worden van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. 2dA voert in al haar digitaliseringen standaard een data-optimalisatieproces uit op zowel de originele dossiers, als de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer bestaande dossiervervuiling geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de data multi-doorzoekbaar. Daarbij wordt de herkenbaarheid van informatie vergroot door de standaard retourlevering van full color data door 2dA.

 

Personeelsdossiers digitaliseren met 2dA kent dankzij een aantal innovatieve processen meerdere unieke voordelen, zoals:

  • Centralisering van het (personeels)archief
  • Vanaf elke internetlocatie en binnen seconden beveiligde toegang
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem)
  • Tijdwinst:

-   Zoektijden naar dossiers: verdwijnen 

-   Zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding

-   Hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden

-   Hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid) 

-   Forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 

  • Ruimtewinst

-   Afname fysieke archiefruimte

-   Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA)

  • Veiligheid

-   Kantoorruimte en/of werkomgeving: door verwijdering – papieren – archiefmateriaal 

-   Data: door hoge beveiligingseisen 

-   100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers

  

Archiefmaterialen die volgens de unieke 2dA-digitaliseringsproces kunnen gedigitaliseerd

  • Kinddossiers 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal

 

Geschikt voor integratie

  • AFAS
  • Raet
  • Youforce
  • BCT
  • Centric
  • Circle Software
  • Expansion
  • Unit4
  • Overig

 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact